Caso de éxito: Apoyo a Dirección General

APOYO A LA DIRECCIÓN GENERAL

  • ORGANIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA INDUSTRIAL
  • AUMENTO DE EFICIENCIA LÍNEAS DE PRODUCCIÓN
  • CUADRO DE MANDO PARA COMITÉ DE DIRECCIÓN

Empresa

Empresa con 90 años de antigüedad, ubicada en la provincia de Barcelona y dedicada a la fabricación y comercialización de productos cárnicos para alimentación.

Diagnóstico

Desde el estudio inicial propusimos como objetivo la mejora de la estructura de primer nivel, por debajo de la Dirección General, redistribuyendo funciones y responsabilidades de forma que esto disminuyera en cierto grado, la carga de trabajo de la Dirección General.

Una vez analizada esta estructura, vimos que una parte sustancial de la misma era el área industrial, donde dicha estructura estaba muy orientada al conocimiento de producto y su calidad.

Esto, a lo largo de los años, ha contribuido a un posicionamiento en el mercado de reconocida calidad de producto. No obstante, faltaba una orientación a la mejora de procesos y costes, que evidentemente suponía un problema en un mercado como el actual, extremadamente competitivo.

Por ello propusimos iniciar un proceso de selección, para incorporar un Responsable de Producción con un perfil eminentemente ingenieril, dejando en un segundo plano el conocimiento de producto y sector, sobradamente afianzados en la estructura existente.

Este puesto quedo definido orgánicamente en dependencia de la Dirección de Fábrica y de la Dirección General, y provocó una nueva distribución de funciones y responsabilidades.

Otro objetivo marcado era la Mejora de la Eficiencia de las líneas de producción de la sección de fileteado. Por ello, durante el proceso de selección y posteriormente durante el período de incorporación del candidato seleccionado nos centramos en analizar los sistemas de trabajo de dicha sección.

Propusimos un nuevo sistema de trabajo y un reporte mensual para el control de dichas líneas, basado en tres puntos principales: Eficiencia, Calidad y Costes para cada Línea de producción y producto.

La implantación del modelo de trabajo desarrollado durante esta fase del proyecto a las otras líneas de producción, se dejó en manos del nuevo Responsable de Producción.

No existía un Cuadro de Mando completo ni Tabla de Indicadores. Si añadimos a este hecho que en algún caso la capacidad analítica de los integrantes de la estructura era limitada, resultaba de gran dificultad detectar, identificar y, por tanto, poder corregir problemas.

Como último punto de esta fase del proyecto, planteamos implantar un nuevo reporte de los diferentes departamentos hacia la Dirección General, potenciando un Comité de Dirección más operacional que el actual, muy centrado y personalizado en la propia Dirección General.

El objetivo final era desarrollar un Cuadro de Indicadores para medir y realizar seguimiento de todas las áreas de la empresa.

Al finalizar el proyecto, el Cuadro de Mando Integral (CMI) se desarrolló de forma completa pero no se avanzó en la metodología de las reuniones del Comité de Dirección, aspecto implementado de forma interna.

Una vez que todos los integrantes del Comité de Dirección se hayan habituado y validado en estas nuevas herramientas del Cuadro de Mando e Indicadores, estarán en condiciones de desarrollar un Plan Estratégico en el corto/medio plazo.

Plan de actuaciones

ORGANIZACION DE LA ESTRUCTURA INDUSTRIAL

Análisis de funciones y responsabilidades del área Industrial.

Selección del Responsable de Producción

  • Perfil Profesional y Funciones Generales.
  • Proceso de Entrevistas de Selección y Determinación de Candidaturas.
  • Pruebas finales y Selección definitiva del Candidato.
  • Soporte en la integración a la estructura de la empresa.

Propuesta de la nueva distribución de funciones y responsabilidades del área industrial.

AUMENTO DE LA EFICIENCIA DE LAS LÍNEAS DE PRODUCCIÓN

Análisis del Sistema de Trabajo actual

  • Número de trabajadores por turno y línea
  • Reparto de funciones y asignación de responsabilidades
  • Horarios de desarrollo de los diferentes trabajos
  • Equipo de cambio rápido de formato de máquina
  • Propuesta del nuevo Sistema de Trabajo
  • Reporte semanal para seguimiento de eficiencia, calidad y costes entre otros.

Seguimiento de los resultados.

Validación del nuevo Sistema de Trabajo.

CUADRO DE MANDO PARA EL COMITÉ DE DIRECCIÓN

Implementación, junto al responsable de cada área, del reporte mensual bajo la supervisión de la Dirección General. De esta forma cumplíamos dos objetivos:

  1. Los informes eran aceptados y conocidos por los responsables del área, ya que se utilizan tanto de reporte a Dirección General como para su propio seguimiento de gestión.
  2. Nos asegurábamos de que el reporte cumplía con todas las expectativas de la Dirección General.

Como fase previa al Comité de Dirección, pusimos en marcha un plan de comunicación a los distintos responsables de departamento, para aplicar los cuadros de Mando Operativos de cada Departamento y aplicar mejoras, en un proceso de benchmarking interno.

Mediante el análisis de la evolución de sus Índices e Indicadores, se determinan los objetivos a alcanzar y su seguimiento.

Resultados

ORGANIZACION DE LA ESTRUCTURA INDUSTRIAL

Incorporación de una nueva función en el organigrama. Esto produjo un nuevo reparto de funciones y responsabilidades equilibrando el área productiva, ya que algunas posiciones concretas estaban muy estresadas por la carga de trabajo.

AUMENTO DE EFICIENCIA DE LAS LÍNEAS DE PRODUCCIÓN

Aunque los valores que alcanzamos en la línea test fueron unos incrementos de eficiencia entre el 25-30%, al hacerlo extensivo con el equipo interno, estos valores se limitaron en un 15-20% que, a pesar de todo, son incrementos importantísimos y que han tenido un efecto muy positivo sobre los costes de producto.

CUADRO DE MANDO PARA EL COMITÉ DE DIRECCIÓN

Desarrollo completo de los informes que componen el Cuadro de Mando, con especial atención a todos los aspectos necesarios para la Dirección General. No se ha desarrollado el Cuadro de Indicadores al no tener suficiente evolución de estos informes

De hecho, aunque la evolución de las ventas de este tipo de productos ha sido muy complicada en el presente ejercicio por la evolución en los precios de la materia prima, se han conseguido crecimientos tanto en las ventas del mercado nacional como en los mercados de exportación gracias al acceso a operaciones que, sin esta mejora de costes hubiesen sido imposibles, y al mayor seguimiento conseguido con el Cuadro de Mando.

DATOS CUANTITATIVOS

13%       Incremento de facturación

  6%       Incremento de EBITDA

10%       Incremento de Exportación

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