VENTAJAS DE INCORPORAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL “PAPERLESS”

Las empresas generan cada vez más y más documentación, y a veces es casi imposible gestionar esta gran cantidad de información. Por ello, la elección de un sistema de gestión documental es un importante cambio para cualquier empresa y requiere una preparación previa exhaustiva.

Si deseamos que nuestra empresa sea socialmente responsable y sostenible, un sistema (automatizado) de gestión documental nos sitúa en el camino correcto, en cuanto conlleva a la sustitución de grandes cantidades de papel por procesos digitalizados y, por tanto, a su eliminación con la consiguiente aportación que haremos a la mejora del Medio Ambiente.

Pero no es la única….

La Gestión Documental Automatizada en una empresa nos permite:

  • Organizar y gestionar el flujo de documentos e información de la empresa de forma mucho más optimizada y eficiente.
  • Supone un ahorro de costes al evitar el papel (imprimir, fotocopiar, archivar. etc.)
  • Un repositorio centralizado para todos los documentos, evitando o eliminando el riesgo de documentos mal archivados o incluso su pérdida.
  • Eficacia y eficiencia al facilitar su búsqueda y acceso, evitando duplicidades, retrasos,
  • Ahorra tiempo en tareas administrativas y reduce errores humanos y, por tanto, costes, mejorando el rendimiento al dirigir ese tiempo a actividades de mayor valor añadido.
  • Aprovechamiento de espacios físicos, antes destinados a archivo documental en papel.
  • Control de seguridad, usuarios con perfiles de seguridad y evitando que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas
  • Gestión/trabajo colaborativo, con distintos departamentos o personas clave pudiendo trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
  • Acceso a la documentación desde cualquier lugar especialmente si el sistema está basado en la nube, con localización y acceso inmediato desde cualquier punto.
  • Permite el establecimiento y cumplimiento de procesos y protocolos que hayamos querido definir (flujo de responsables y aprobaciones, …), que supone el cumplimiento de normativas de seguridad.

La implementación de un sistema de gestión documental puede ser considerada un proceso sencillo en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, se trata de un error común que puede llevar a muchas organizaciones a no otorgarle la importancia necesaria. Para superar este proceso de forma satisfactoria la empresa debe trabajar con un plan conciso y adaptado a las necesidades de la organización.

Requiere de unos pasos clave:

Estructura para instalar un nuevo gestor empresarial
  1. Entender las necesidades y los procesos: Análisis previo del flujo de información de la empresa.
  2. Usuarios: conocer el uso de la información de cada grupo e involucrarles en el proceso desde el inicio.
  3. Metodologías de implantación: que contemple la adaptación de los empleados. Partícipes en el proceso de diseño.
  4. Automatiza y simplifica procesos: identificar los problemáticos para simplificarlos y automatizarlos, mejorando la eficiencia y aumentando la productividad empresarial.
  5. Integración: del sistema de gestión documental con otras aplicaciones como ERP, CRM, email, … existentes en la compañía. Conectar todos los sistemas para que trabajen unidos.

Con estas premisas y finalidades, teasa aporta una solución completa o modular en función de las necesidades o requerimientos, acompañando en todo el proyecto parcial o total.

En concreto respecto a la evaluación previa que garantizará el éxito de cualquier implantación de un Sistema de Gestión Documental, propone:

  • El análisis / revisión de todos los procesos de gestión con el objeto de identificar oportunidades de Automatización y de Reducción de Costes (gestión de Albaranes, Facturas, Pedidos, etc).

Nuestra propuesta incluye:

  • Revisión del Modelo Documental, que sea completo y que responda al organigrama funcional y a las necesidades operativas.
  • Creación de la GUIA DE DIGITALIZACIÓN, identificando requisitos de acreditación, archivo, descripción, gestión de expedientes, clasificación, acceso, organización, identificación de tipologías documentales y elementos de metadatos, requisitos de conservación, acceso, soporte normativo y legal, necesidades de digitalización, expurgo, destrucción… así como de implantación de la cultura y las buenas prácticas documentales.
  • Definición de una HOJA DE RUTA con la identificación y priorización de proyectos, inversiones, recomendaciones organizativas, buenas prácticas orientando la implantación de procesos ‘paperless,’ para la obtención de reducciones de tiempos y costes, trabajo deslocalizado, acceso remoto, conservación óptima documental, etc.

Análisis: Modelo Documental

Comporta el análisis de los documentos vinculados a los procesos administrativos utilizados en la gestión de la empresa (Proveedores, Clientes …). Incluye las actividades de identificación de tipologías documentales, identificación de requisitos normativos y legales, tiempos de retención, descripción somera, requisitos de digitalización y expurgo, disposición del soporte papel.

El servicio será liderado por un documentalista con experiencia en proyectos similares que actuará bajo el soporte de nuestro Director de Consultoría. Conlleva diversas sesiones presenciales y remotas de trabajo con las personas clave de cada uno de los departamentos a analizar.

El resultado de esta actuación es un documento que resumirá las pautas básicas recomendadas de gestión y digitalización del archivo, para las tipologías documentales objeto del presente análisis.  El informe incluirá aspectos de:

  • Clasificación de la serie documental en el contexto empresarial
  • Aspectos de gestión de ciclo de vida de documento
  • Requisitos de acceso y seguridad
  • Marco normativo y legal
  • Requisitos operativos internos
  • Criterio y pauta de digitalización
  • Descripción y tratamiento documental
  • Gestión final del soporte papel (destrucción y custodia física)
  • Prioridad de digitalización
  • Nomenclatura de los ficheros electrónicos

Una vez realizada la fase de revisión y optimización del Modelo Documental, la actuación de teasa se completa con la fase final de asesoramiento y acompañamiento a nuestros clientes durante la implantación de la solución de software elegida, para que el proceso se desarrolle con plenas garantías de éxito.

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